広告委員長より緊急招集~役員会議

________________

次回実行委員会7月9日(土)
10時から ・ (株)岩本設計
※時間が変更になりました。
________________

昨日6月17日午後6時から、
岩本設計事務所で、役員会議が行われました。

参加者は10名
1伊藤修二
2重村尚基
3村上誠
4豊福正裕
5梶谷敏博
6中寺英二
7崎原敏幸
8嶋津康彦
9二場正義
10吉松清美

 

田川高校36回生緊急広告委員会会議

 

先日に行われた岳陽同窓会本部との会議で、西村会長からご指摘があったように、

岳陽同窓会本部との総会に関する打ち合わせ会議の報告

記念誌広告の協賛依頼活動が遅々として進まず、
現在までに納入の確認ができている協賛金が、当初目標より大幅に少ない状況であることに危機感を募らせた広告委員長からの要請により、今後の広告活動の進め方を中心とした話し合いを行うために役員が参加して協議を行いました。

 

田川高校36回生緊急広告委員会会議-4

 

1.広告協賛金について

(1)現在の広告協賛金の獲得状況
協賛金を管理する事務局には、目標額の半分を下回る金額しか集まっていない状況である。

→担当する協賛先への依頼活動の遅れか。
→協賛先への集金の遅れか。
→集金した現金の、事務局への納付の遅れか。

(2)申込書提出分合計
広告と立看板及び寄附分申込書すべてを集計しても、現在集まっている協賛金額より下回る金額分の申込書しか提出されていない。

→申込書の提出の遅れか。
→協賛先の都合により、申込書が提出できない状況か。

(3)各実行委員で担当している分の合計
広告バイキングで各自が担当している協賛先からの広告収入見込みは、広告と立看板の合計で627万円

(4)趣意書発送済のうち、担当者が決まっていない件数は99件

 

田川高校36回生緊急広告委員会会議-2

 

2.今後の広告活動の進め方

(1)現時点で、広告費がどれくらい見込めるのか、一次集計が必要。

・集金済の広告費が手元にどれくらいあるのか?
・今後、どれくらい広告費が集まりそうか?

上記2点について、担当者に確認する必要がある。

(2)広告活動が遅れている担当者に対する要請

次回実行委員会(7月9日)に、
・集金した現金と申込書を持ってきてもらう。
・担当者はその時点で、自分が担当する協賛先のうち、未集金の協賛先と今後見込める協賛金についての報告をしてもらう。

実行委員会に参加できない担当者には、個別に聴き取り調査をする必要がある。

(3)趣意書発送済のうち、担当者が決まってない分(99件)の担当者割り振り

・当日集まった役員で担当を割り振った。

 

田川高校36回生緊急広告委員会会議-3

 

3.印刷会社との連携、広告掲載現行のチェック

(1)記念誌に掲載する広告の印刷業者との事前打ち合わせが必要。

・打ち合わせ担当者を決める
→永野広告委員に要請

・データの受け渡し方法
→メールを利用する。印刷業者よりメルアドをもらっているので、打ち合わせ担当者とメールでやり取りをしてもらう。

・最終締め切り
→8月中旬

(2)掲載する広告原稿のチェック
・現在、広告委員会に所属しているのは2名(村上広告委員長・永野広告委員)、協力者が必要と思われる。
→未定

4.立看板作成業者との打ち合わせ
・打ち合わせ担当者を決める
→未定

・掲示期間は?
→不明

5.東京岳陽総会、福岡岳陽総会での広告活動について
(1)広告をいただいた方へのお礼、広告費の集金、未依頼先へのお願いが必要。

 

田川高校36回生実行委員会-9

 

今回の会議は、村上広告委員長からの緊急招集を受けて集まりました。

このままでは、目標の広告金額を達成することは非常に困難であること、現況説明を受けて、参加した役員も同じく危機感を覚えました。
担当する協賛先をたくさん抱えているのにもかかわらず、新たな協賛先を何件も担当する役員もいます。

しかし、数人の役員にできることは限られています。

今こそ、同級生一人一人の力が必要です。

既存協賛先を担当していなくても、お知り合いや懇意にしている店舗さんや企業さんなど、協賛をお願いできるところがあれば、どうか広告依頼をお願いします。
1件でも新規協賛先をご紹介いただけたら大変有り難いことです。

同級生皆さんのご協力をどうかどうか、
よろしくお願いします。

 

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